Se você trabalha com projetos, ou até mesmo em qualquer área próxima da gerência ou administração, já deve ter ouvido da sigla EAP, ou até sua versão internacional, WBS. Caso o contrário, não se desespere! Nós da Eixo Público Consultoria Jr, uma Empresa Júnior de Administração, estamos aqui para ajudá-lo!
Mas afinal, o que é o EAP?
Também conhecido como WBS, o EAP significa Estrutura Analítica do Projeto, originária do Inglês Work Breakdown Structure. A nossa queridinha do mundo de projetos consiste num modelo organizacional que procura auxiliar o gestor do projeto a dividir melhor as tarefas de sua equipe em partes mais fáceis de administrar. Ao destrinchar o objetivo inicial, o produto final deve ser um projeto de atividades pequenas que consigam ser realizadas de forma independente, sem que outras partes do projeto sejam afetadas pelas primeiras.
Como faço para aplicar a Estrutura Analítica de Projetos?
Para facilitar a compreensão e aplicação a EAP pode ser separada em 5 etapas.
Comunicação e coleta:
O gerente do projeto e outros responsáveis devem conversar com o cliente para descobrir suas dores, angústias e necessidades. É crucial que nessa parte o gerente seja capaz de realmente entender o seu cliente e conseguir convencê-lo de seus problemas. De nada adianta identificar um obstáculo se não é possível passar por ele.
O que o cliente busca? O que podemos oferecer? Como nos oferecemos? Essa é a fase das perguntas, do brainstorming, de conversar com o seu cliente e sua equipe em busca de ideias bases e soluções iniciais para os problemas apresentados.
Construir a base do projeto:
Agora uma base deve ser feita. Um documento disponível à equipe sobre as informações principais do projeto deve ser feito. São essas informações que vão ajudar a gerência e os membros durante todo o processo de execução e planejamento. Aqui estão os objetivos e obstáculos identificados, e até mesmo possíveis aliados e parcerias para a realização do projeto de acordo com os desejos do cliente.
Quem será responsável pelo quê? Quem está na equipe de quem? Quais os planos de execução?
Decompor:
Agora, separe as etapas de seu projeto por tipos e categorias do que cada equipe será responsável por realizar, coloque informações sobre a quantidade de membros, horas, valores e mais informações necessárias. Os objetivos e detalhes devem ser reduzidos até camadas simples e pequenas sendo dispostos em blocos de entrega de forma visual e concisa para que não haja confusão entre a gerência, equipe e cliente.
Aqui está a essência do EAP, é em sua base a organização das partes pequenas formando um aglomerado que se torna um projeto inteiro. Seja detalhista e meticuloso.
Dicionário WBS:
Caso seja necessário, a existência de um Dicionário da EAP pode ser útil.
Do mesmo modo que uma legenda e um mapa, uma pequena tabela explicando termos, notas dando detalhes e mais pequenos cuidados podem ser úteis para garantir uma comunicação aberta entre todos da empresa. Só podemos fazer o que é mandado quando sabemos o que estamos fazendo.
Qualquer informação extra pode ser retirada depois, mas a informação desconhecida não pode ser recuperada.
Validar:
Por último, mas não menos importante é apresentar e validar suas etapas e passo a passo com o cliente. Muitas vezes se não há uma abertura o cliente pode se sentir excluído e é sua função como gestor garantir que isso não aconteça, afinal, estamos a serviço dele.
Quaisquer dúvidas e reclamações devem ser postas na mesa nesse momento. A transparência nessa parte é crucial antes da execução do projeto. No fim dele, junto de seu relatório, é interessante apresentar a nova perspectiva, como realmente chegamos ao fim do nosso objetivo, as dificuldades e problemas que enfrentaram e como superaram.
Agora com toda essa explicação, quais são as vantagens de usar a Estrutura Analítica de Projetos?
Como um sistema de organização de projetos, a EAP é extremamente importante e prática de forma que se padronizada pode poupar muito tempo - e dinheiro - dos envolvidos na sua execução. Sua visualização fácil e passo-a-passo conciso explicam de forma plena as demandas da equipe e como uma área pode trabalhar independente da outra evitando que todo o projeto seja deixado de lado por atrasos.
Quando aliada com outras ferramentas a EAP, que por si só já é uma gigante no meio organizacional de planejamento de projetos, se torna indispensável para aqueles que procuram praticidade e clareza de objetivos dentro de sua equipe e empresa.
Não é complicado, não é? Espero que tenha aprendido um pouco, caso contrário e você já conhecia a EAP, como você aplicava? Essa estrutura é útil para você? Comente! Queremos saber! Quem sabe qual será o tema da minha próxima visita? Têm alguma sugestão ou algo que tenha curiosidade para saber mais? Nos contate!
Eu lhes deixo por aqui e digo adeus, boa noite para quem dorme e bom dia para quem acorda, e até uma boa tarde para quem acaba de almoçar. Até a próxima, caro leitor.
Eixo Público Consultoria Júnior.
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