O principal desafio enfrentado pela Santa Casa de Limeira estava relacionado à consolidação do fluxo de Órteses, Próteses e Medicamentos Especiais (OPME), formalizando conexões interdepartamentais e potencializando a transparência nos processos hospitalares. Alguns dos desafios específicos eram:

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• Desalinhamento e falta de coesão nos processos de OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais): Não existia um fluxo formalmente consolidado e compreendido por todos os setores, gerando falhas, retrabalhos e dificuldades de comunicação.

• Falta de visão sistêmica: Os profissionais não conseguiam visualizar o processo de OPME como um todo, dificultando a integração entre setores e o entendimento do papel de cada um no fluxo.

• Deficiências na adequação de recursos e ferramentas: O sistema utilizado (Tasy) não estava plenamente integrado ao fluxo de OPME, existindo procedimentos realizados manualmente, o que aumentava o risco de falhas humanas.

• Ausência de mecanismos de rastreamento e controle: Não havia formas eficientes de monitorar, em tempo real, a tramitação dos processos e materiais, dificultando a identificação de gargalos e falhas.

• Fluxo indefinido no recebimento e deslocamento de materiais: Não havia clareza sobre como os materiais circulavam dentro do hospital, aumentando o risco de perdas e extravios.

NOSSA SOLUÇÃO

Para atender às necessidades da Santa Casa - Limeira e superar os desafios apresentados, a Eixo Público desenvolveu uma solução de consultoria organizacional que envolveu as seguintes ações:

1. Organização de Processos: Mapeamento completo do fluxo de OPME, com base em visitas técnicas e entrevistas com equipes internas, estruturando um processo coeso e eficiente desde o diagnóstico até o faturamento junto ao SUS.

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2. Análise e Planejamento Financeiro:

• ​Formalização: Criação de um Manual de Descrição das Atividades, detalhando as responsabilidades de cada setor, promovendo clareza, padronização e redução de retrabalho.

• Comissão de OPME: Proposição de uma força-tarefa multidisciplinar para unificar procedimentos, melhorar a comunicação e garantir maior controle na gestão de materiais.

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3. Aprimoramento Tecnológico:

• Integração no Sistema Tasy: Implantação de soluções como agendamento eletrônico, termo de conflito de interesses e rastreamento em tempo real dos materiais, aumentando a segurança e eficiência.

• Automatização: Sugestão de melhorias no uso do sistema para minimizar falhas humanas e garantir atualização contínua dos processos.

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4. Gestão do Conhecimento: Desenvolvimento de estratégias de capacitação e exposição dos novos fluxos para todas as equipes envolvidas, promovendo entendimento, alinhamento e visão sistêmica dos processos hospitalares.